制服の発注時期と衣替えの年間スケジュール｜採寸・夏物・冬物をいつ動かすか

制服の担当になったものの、採寸、発注、衣替えをいつ始めればよいか分からない。そんなときは、着用開始日から逆算した年間スケジュールを一枚にすると、総務、現場、発注先の動きがそろいます。この記事では、春の新入社員対応から夏物、秋の切替、冬物と防寒まで、月別に何を決めるかを整理します。会社ごとに入社日や繁忙期は異なるため、そのまま使う日程ではなく、自社の暦を作るための判断軸としてご覧ください。

この記事を書いた人中村被服 企業ユニフォーム事業部創業100年以上・山口県防府市。山口の企業のユニフォーム発注を、営業が現場で日々お手伝いしています。プロフィール →

結論：制服の1年は4つの山で決まる

制服の発注時期は、必要になった月ではなく、準備を始める月で考えるのが基本です。年間の山は、春の採寸、初夏の暑さ対策、秋の衣替え、冬の防寒の四つに分けられます。この四つの着用開始日を先に決め、納期、社内確認、試着、名入れ加工、検品の時間を手前へ置くと、予定が見えやすくなります。

春は新入社員の人数とサイズが直前まで動きやすく、初夏と冬は季節商品の在庫が先に動きます。秋は新しい制服を配るだけでなく、夏物の回収と保管が重なる時期です。四つの山は同じ発注でも詰まり方が違うため、一律に「一か月前」と決めるより、山ごとの不確定要素を見て余白を変えます。

山	着用・切替の目安	先に決めること	遅れやすい要因
春	入社日・配属日	品番、採寸方法、一人当たり枚数	人数変更、サイズ未回収、名入れ
初夏	暑くなる前	対象者、夏物の枚数、暑さ対策品	サイズ欠け、現場確認の遅れ
秋	会社が定めた衣替え日	移行期間、回収対象、保管方法	気温差、洗濯待ち、返却漏れ
冬	早朝や屋外で寒さが出る前	着用場所、防寒着の仕様、共用品	需要集中、大きいサイズからの欠品

ここでいう着用開始日は、納品希望日とは別です。納品後には、数量やサイズの検品、部署別の仕分け、本人への配付が残ります。交換が必要な人が出ることも考え、社内へ届く日は着用開始日より前に置きます。

制服の暦は一度作れば終わりではありません。実際に発注した日、届いた日、欠品したサイズ、追加が出た理由を残すと、翌年度は自社の実績から時期を調整できます。最初の年は幅を持たせ、二年目から精度を上げる考え方が現実的です。

月別の早見表｜何月に何を動かすか

次の表は、4月入社、6月ごろから夏運用、10月ごろに秋冬物へ切り替える会社を想定したひな型です。地域、職場の温度、決算月、採用形態によって適切な時期は変わります。表の月を固定せず、自社の着用開始日を基準に前後へずらしてください。

月	主な動き	その月に確定させるもの
1月	新入社員の採用品を確認し、試着と採寸の方法を決める	品番、配付枚数、サイズ回収項目、発注先への確認事項
2月	サンプル試着を行い、内定者や異動者のサイズを集める	採寸日、回答期限、交換条件、名入れ表記
3月	採用品を発注し、加工、検品、部署別仕分けを進める	最終人数、数量、納入先、予備の扱い
4月	新入社員へ配付し、交換と追加を処理する	受領記録、未配付分、サイズ交換、次回補充数
5月	夏物と暑さ対策の対象者を確認し、必要数を押さえる	夏物の枚数、着用開始日、空調機器付きウェア等の数
6月	夏運用へ切り替え、洗い替え不足や現場差を確認する	追加サイズ、配付漏れ、例外部署の服装
7月	追加補充を行い、傷みやすい品目を記録する	補充数、予備在庫、翌年見直す品目
8月	秋冬物と防寒着の継続・変更を確認する	品番継続、廃番の有無、サンプル手配
9月	冬物を発注し、秋の衣替えを社内へ案内する	切替日、移行期間、夏物の回収対象
10月	秋冬運用へ切り替え、夏物を回収・洗濯・保管する	未返却品、再使用できる品、補修・処分候補
11月	防寒着を配付し、屋外や早朝勤務の不足を確認する	追加数、共用品の置き場、持出し管理
12月	年間実績を締め、次年度の予算とスケジュールへ反映する	発注実績、追加理由、残在庫、翌年度の変更点

入社が4月ではない会社は、春の欄を採用月の二〜三か月前へ移します。衣替えを設けず通年制服にしている場合でも、夏物と冬物の在庫確認月は残したほうが安全です。見た目の切替がなくても、半袖、防寒着、替えのパンツなど、季節で動く品目はあります。

「発注」という一つの予定だけでは、現場の回答が遅れたときに全工程が後ろへずれます。確認、回答、注文、検品を別の日としてカレンダーに置けば、どこで止まっているかを総務が把握できます。担当者の不在や連休も、この段階で避けておきます。

春：入社日から逆算して採寸と発注を置く

春の制服準備で最初に見るのは、正式な入社日だけではありません。研修初日、現場へ配属される日、制服を初めて着る日が同じかを確認します。研修中は別の服装で、配属日から制服になるなら、逆算の起点は配属日です。

着用開始の8〜12週間前に条件をそろえる

最初の始動時期は、着用開始の8〜12週間前を仮置きすると組みやすくなります。この時点で最終人数まで確定させる必要はありません。先に決めたいのは、職種ごとの品番、一人当たりの枚数、男女や体型に応じた型の有無、社名・個人名など加工の範囲です。

この8〜12週間は納期の保証ではなく、社内確認を含む計画上の幅です。別注、裾上げ、刺繍、プリントがあると工程は増えます。大型連休や繁忙期をまたぐ場合もあるため、発注先から回答された在庫と加工期間を使って、最終日程を引き直してください。

6〜8週間前までにサンプルと採寸方法を固める

候補品が決まったら、サイズ表だけで集計を始めず、試着用サンプルの手配可否を確認します。同じ表記サイズでも、商品によってゆとりや丈は異なります。試着会を開くのか、内定者に自己申告してもらうのか、入社後に共通予備を仮貸与するのかで、必要な時間は変わります。

試着会を行うなら、サンプルが届く日、本人が来られる日、未回答者の再確認日を分けます。遠方の新入社員には、測る場所と単位が分かる案内を送り、上着とパンツを別々に回答できるようにします。人数が多いときは、新入社員の制服を4月に間に合わせる採寸・発注の進め方も参考に、回収状況を一つの表で管理すると漏れを見つけやすくなります。

4〜6週間前に数量と加工内容を確定する

サイズが集まったら、着用者分、交換に備える未加工品、途中入社に使う予備を分けて数量を出します。最初から全てへ個人名を入れると、辞退やサイズ変更が出たときに転用しにくくなります。人数が動く可能性がある間は、共通品を先に押さえ、個人にひもづく加工を後ろへ分けられるか確認します。

名入れが入ると、無地の商品を確保した後に加工工程が一つ増えます。サンプル試着を挟む場合は、その確認工程も増えます。加工方法ごとの考え方やデータ準備は、ユニフォーム名入れの費用・納期と発注手順で確認し、年間表にはデータ確定日も入れてください。

着用開始まで	担当者が置く予定	確定できない場合の分け方
8〜12週間前	品番・枚数・加工・試着方法の確認	人数ではなく一人当たりの基準を先に決める
6〜8週間前	サンプル手配、試着、サイズ回収	来られない人だけ別の回収方法にする
4〜6週間前	数量確定、発注、名入れデータ確定	共通品と個人加工品を分ける
1〜2週間前	納品、検品、仕分け、交換確認	不足者には未加工予備を仮貸与する

上表は社内の仮スケジュールであり、商品や数量に共通する確約値ではありません。着用開始日から必要な工程をさかのぼる考え方は、制服の納期から発注日を逆算する方法で確認できます。発注先には、希望納品日だけでなく、品番、サイズ別数量、加工、データ支給日を伝え、回答された日数で更新します。注文後の変更可否も同時に確認しておくと、採用人数が動いたときの判断が早くなります。

納品日と配付日を同じ日にしない

箱が届いた日にそのまま新入社員へ渡す予定は避けます。品番、色、サイズ、枚数、加工位置、名前の表記を検品し、部署や個人ごとに仕分ける時間が必要です。試着時と着用時で感覚が違い、交換希望が出ることもあります。

配付後は、誰に何を渡したか、交換前後のサイズ、未配付の品を記録します。春の追加数は翌年の予備にそのまま足すのではなく、「採用人数の増加」「申告違い」「商品ごとのサイズ感」など理由まで残します。理由が分かれば、次年度の採寸方法を直せます。

初夏：暑さ対策は5月に決めても遅いことがある

初夏の準備は、カレンダーの6月を見て動くのではなく、職場で暑さが出始める日から逆算します。屋外、倉庫、厨房、機械の近くでは、同じ会社でも暑くなる時期が異なります。5月に必要数を検討し始めた時点で、希望する品番やサイズの在庫が動いていることもあるため、春の配付が終わる前から次の山を見ます。

3〜4月に前年の不足を確認する

最初に見るのは、前年に何を買ったかではなく、いつ、どの部署で、何が不足したかです。半袖が足りなかったのか、洗い替えが足りなかったのか、現場の温度に対して生地が合わなかったのかを分けます。理由が違えば、同じ数量を買い足しても解決しません。

現場責任者には、対象人数、着用開始の希望日、一人当たりの枚数、前年から使える在庫を確認します。空調機器付きウェアを使う職場でも、ここで扱うのは機種選びではなく必要数と開始時期です。服装以外を含む安全衛生の考え方は、現場の熱中症対策と服装・休憩の実務で別に確認してください。

「決めた月」ではなく「押さえた月」で記録する

夏物は、社内で採用を決めただけでは在庫を確保したことになりません。見積確認や稟議の間にも、同じ品番の一部サイズから在庫が薄くなる場合があります。年間スケジュールには採用決定日だけでなく、数量を確定して注文した日を残します。

特に人数が多い場合は、全サイズが同時になくなるとは限りません。大きいサイズや特定の色だけが欠けると、代替品を一部の人に混ぜるか、全員分を変更するかという判断が生じます。発注前に、サイズ欠けが出たときの代替候補、分納の可否、加工前後の変更可否を聞いておくと慌てにくくなります。

4〜5月は納品後の配付まで見込む

夏物が届いたら、梅雨前後の温度変化を理由にすぐ全社一斉へ切り替える必要はありません。部署単位で開始日を変える場合は、誰がどの服装を選べるのかを明文化します。夏物と通年物を併用できる移行期間があると、日ごとの気温差にも対応しやすくなります。

素材を変える場合は、涼しさだけでなく、耐久性、透け、汗の乾き方、静電気、作業との相性を確認します。季節別の生地を見直す際は、作業服の素材と生地を季節別に選ぶ基準へ判断を渡し、この記事の予定表にはサンプル確認日と決定日だけを置きます。

秋：衣替えの切替日と夏物の回収・保管を組み合わせる

秋の衣替えは、冬物を配って終わりではありません。切替日を知らせ、移行期間を運用し、夏物を回収し、洗濯と状態確認を経て保管するまでが一つの仕事です。配付と回収を別々に扱うと、保管場所だけが先に埋まり、誰の制服か分からない袋が残りやすくなります。

8〜9月に品番と保有数を照合する

秋冬物を新たに注文する前に、前年からの保管品、退職者からの返却品、未加工の予備を台帳と照合します。数だけでなく、品番、色、サイズ、加工内容、汚れ、傷みを見ます。着られない品を在庫数に含めると、配付直前に不足が分かります。

在籍人数との差がそのまま発注数になるわけでもありません。個人貸与品を本人が保管しているのか、会社が回収しているのかで必要数が変わります。部署異動で仕様が変わる人、中途入社予定者、サイズ交換予定者も加えて、使える在庫と今回必要な数を分けます。

9月に切替日、移行期間、例外を知らせる

案内には「10月1日から冬服」の一文だけでなく、いつから冬物を着てよいか、夏物をいつまで着られるか、回収対象は何かを入れます。朝夕と日中の差が大きい時期は、二週間前後の移行期間を仮置きし、現場の環境に合わせて調整します。

外気の影響を受けにくい職場や、高温の工程がある部署には一斉切替が合わないことがあります。その場合は「現場責任者が開始日を指定する」「上着だけ冬物にする」など、例外を誰が決めるかを明確にします。個人判断だけにすると、安全上必要な服装や来客対応の統一が崩れる場合があります。

回収は着用者、状態、次の用途を記録する

会社で回収する夏物は、返却日を一日だけにせず、最終着用後の洗濯に必要な日を見込みます。回収袋や票には、社員番号など管理に必要な識別情報、品名、サイズ、枚数を記載します。個人名の加工がある品は、共通予備へ混ぜず、本人へ再配付するのか保管するのかを決めます。

状態は「再使用」「補修後に使用」「交換候補」「処分判断待ち」のように分けると、翌春に数え直す手間が減ります。ただし、見た目だけで安全性や衛生性を判断できない品もあります。現場の交換基準、洗濯方法、保管環境に照らして扱います。

収納場所には、年度、季節、品番、サイズ範囲を表示し、古いものから確認できる並びにします。湿ったまま密閉せず、洗濯表示に沿って十分に乾いたことを確かめます。翌年の予定表には、配付月だけでなく、保管品を開けて状態を再確認する月も入れておきます。

冬：防寒着は在庫が動く前に押さえる

冬物のうち、長袖シャツや通年ブルゾンと、防寒着は分けて予定を立てます。防寒着は全員一律ではなく、屋外、冷蔵・冷凍環境、早朝、夜間、乗降の多い業務など、使う場所によって必要性が変わるためです。寒くなった日の申告を待つのではなく、前年の着用開始日から準備時期を逆算します。

7〜8月に対象部署と仕様を確認する

真夏に防寒を考えるのは早く見えますが、確認とサンプル手配には時間がかかります。前年と同じ品番を続けるのか、現場条件が変わったのか、退職者分を再使用できるのかを確認します。仕様を変える年は、現場責任者に見てもらう日を8月のうちに置いておきます。

試着は中間着を着た状態で行う必要があるため、サンプルの手配依頼は夏のうちに出しておきます。重ね着を前提にしたサイズの決め方や、個人支給と共用予備の分け方は作業服の防寒を重ね着から決める考え方にまとめてあります。年間表に置くのは、サンプルが届く日と試着日の二つだけで足ります。

8〜9月に数量を押さえ、10月までに検品する

季節商品は需要が集中すると、同じ品番でも一部の色やサイズから選びにくくなる場合があります。そのため、社内で候補を承認した日と、発注して在庫を押さえた日は分けて記録します。全員分を一度に確定できないなら、確定者分と異動予定者分を分けられるか、発注先へ確認します。

納品後はファスナー、面ファスナー、付属品、加工位置を確認し、着用者別または保管場所別に仕分けます。共用にするか個人貸与にするかは、数量を出す前に決めておきます。ここが後回しになると、発注数も配付先も最後まで固まりません。

追加希望は使用場所と理由まで残す

冬の途中で追加が出たときは、寒いという申告だけで数量を決めず、勤務時間、場所、現在の服装、共用品の利用状況を確認します。同じ部署でも、荷待ちと運転、屋内作業と屋外巡回では必要な装備が違います。理由を残すと翌年の対象者を決めやすくなります。

反対に、前年に配ったのに使われなかった品も確認します。サイズが合わなかったのか、動きにくかったのか、保管場所が遠かったのかで対策が変わります。使用実績を見ずに同じ数を更新すると、在庫だけが増えることがあります。

衣替えのルールを決める｜切替日・移行期間・例外の扱い

衣替えのルールは、日付だけを定めても運用できません。気温差がある日、部署ごとの環境差、出張、来客対応、未納やサイズ交換中の人をどう扱うかまで決めると、問い合わせが減ります。制服規程へ細かく書き込みすぎる前に、毎年更新できる案内文と、変えにくい基本ルールを分けます。

切替日は三つの日付で考える

一つ目は新しい季節の制服を着始めてよい日、二つ目は全員が切り替える基準日、三つ目は旧季節品の回収期限です。この三つを同日にすると、気温と洗濯の都合に対応できません。開始可能日から基準日までを移行期間にし、回収期限は最終着用後の洗濯日数を見込んで置きます。

着用開始可能日	気温や業務に応じて新しい季節品を選べる日
基準の切替日	原則として全員が新しい季節品へそろえる日
回収期限	会社管理品を洗濯後に返す最終日

例外は対象者と決定者をセットにする

「暑い人は夏服でもよい」だけでは、人によって判断が分かれます。高温工程、屋外作業、妊娠中や治療中など個別の配慮が必要な場合、在庫不足で代替品を使う場合など、想定する場面を挙げます。そのうえで、本人、所属長、人事の誰が認めるのか、連絡先と記録方法を定めます。

見た目の統一より、安全、衛生、健康上の必要性を優先すべき職場もあります。一方で、食品を扱う区域や機械作業などは、個人が自由に重ね着を選ぶと現場ルールに合わない場合があります。例外は自由化ではなく、現場条件を確認したうえで認める仕組みにします。

案内は配付日と同時に出す

新しい制服だけ先に渡し、後から衣替え日を知らせると、早く着る人と保管する人に分かれます。配付時の案内には、三つの日付、併用できる組み合わせ、回収対象、洗濯方法、サイズ交換の連絡先を載せます。口頭だけで伝えず、後から見返せる場所にも残します。

移行期間中に問い合わせが出た内容は、翌年の案内文へ反映します。「上着は冬物でパンツは夏物でもよいか」「防寒着は通勤に使えるか」など、会社ごとに迷う組み合わせは異なります。毎年同じ質問が出るなら、予定表だけでなく説明文も更新対象です。

通年で回すもの｜追加・補充・廃番の確認と予算年度

四つの山とは別に、中途入社、異動、破損、サイズ変更による追加は一年中起こります。季節発注だけで管理すると、一着だけの注文が別台帳になり、年度末に総数が合わなくなります。通常発注と追加発注で、品番、着用者、理由、加工、納品日を同じ形式で記録します。

追加発注は締め日を設けつつ、緊急分を分ける

追加依頼が来るたびに発注すると、確認と受取の回数が増えます。月一回など社内の締め日を置き、通常の補充はまとめる方法があります。ただし、安全や衛生に関わる破損、入社直後の不足など、着用を待てないものは緊急分として別に扱います。

締め日を設けるときは、申請日から納品日までを約束しすぎないことも大切です。在庫、加工、数量によって納期は変わります。「毎月何日に発注する」「発注先の回答後に予定日を知らせる」と分ければ、社内の締切と外部の納品予定を混同しません。

品番の継続と廃番は年二回確認する

春と秋の大きな発注前には、採用品が継続しているか、色やサイズの展開が変わっていないかを確認します。廃番が分かった時点で、残りを買い切る、後継品へ切り替える、一部の職種から変えるなど選択肢を並べます。直前に初めて知ると、比較、試着、社内承認を短期間で行うことになります。

代替品を探すときは、見た目だけでなく、素材、機能、サイズ、加工位置、既存在庫との混在期間を確認します。判断の進め方は、作業服が廃番になったときの代替品の探し方に分け、年間表には「継続確認」と「代替決定」の締切を置きます。

予算は会計の年度と着用の年度を分けて見る

制服の予算年度と、実際に着る季節は一致しないことがあります。たとえば、次の春に使う新入社員分を前の年度から選び始めても、発注、納品、支払がどの年度になるかは会社の締めや取引条件で変わります。予定表では、選定月、発注予定月、納品予定月、社内の予算確認月を別々に持ちます。

期末に残予算分を一度に発注すると、名入れ加工が同じ時期へ集中し、希望する納期に合わない場合があります。必要日が異なるなら、春の新入社員分、夏物、冬物、通年補充分に分けて注文時期を組みます。同じ年間数量でも、出し方を分けることで検品や配付の負担も平準化できます。

年末または年度末に実績を一枚へ戻す

見直しでは、年間の購入数だけでなく、計画外の追加、サイズ交換、欠品、分納、未使用在庫を拾います。春に遅れたなら採寸開始日を早め、夏物が余ったなら対象人数と洗い替え基準を見直します。問題がなかった月も記録すると、削ってよい余白と残すべき余白を判断できます。

担当交代に備え、予定表には発注先の回答を保存した場所、採用品番の一覧、在庫台帳、案内文のひな型をひもづけます。日付だけを引き継いでも、なぜその日にしたかが分からなければ翌年に動かせません。判断理由まで残すことで、年間業務を個人の記憶から切り離せます。

制服の発注時期と衣替えでよくあるご質問

年間スケジュールを作る際に迷いやすい点を、時期の決め方に絞って整理します。実際の日程は、商品、数量、加工、職場環境、社内決裁の日数を発注先へ伝えたうえで調整してください。

衣替えは6月1日と10月1日に固定すべきですか？

固定する必要はありません。地域の気候だけでなく、屋外、空調のある事務所、高温工程など職場環境で適切な時期が異なります。開始可能日、基準の切替日、回収期限の三つを置き、部署別の例外を誰が決めるかまで定めると運用しやすくなります。

4月入社の制服は何月に発注すれば間に合いますか？

一律の月では決められません。着用開始の8〜12週間前に品番、枚数、加工、採寸方法の確認を始め、発注先から在庫と加工期間の回答を得て締切を引き直します。名入れや試着がある場合は工程が増えるため、人数確定前に変わらない条件を決めておきます。

新入社員の人数が確定するまで注文を待つべきですか？

最終数量の注文は人数確認後でも、品番、一人当たりの枚数、試着方法、加工内容は先に決められます。共通品と個人名入りの品を分け、確定者分から進められるかを発注先へ確認します。未加工の予備を使う場合は、用途、サイズ、保管場所も台帳へ残します。

夏物と冬物は一年分をまとめて発注したほうがよいですか？

管理回数は減りますが、人数、サイズ、在庫、保管場所が変わる可能性を考える必要があります。使用時期が離れる品は、年間の採用方針をそろえたうえで発注時期を分ける方法があります。名入れ加工や検品が一時期へ集中しないかも含めて判断します。

衣替えをしない通年制服でも年間予定は必要ですか？

必要です。見た目の切替がなくても、半袖、防寒着、洗い替え、中途入社分、傷んだ品の補充は季節や人の動きに影響されます。春と秋に品番継続と在庫を確認し、夏と冬の前に季節品の必要数を確認する予定を残すと、急な追加を減らせます。

衣替え後の夏物は会社で回収すべきですか？

貸与か支給か、個人加工の有無、保管場所、翌年の再使用方針で変わります。会社で回収するなら、洗濯後の返却期限、識別方法、状態区分、保管場所まで一緒に決めます。本人保管にする場合も、翌年の再使用前に状態やサイズを確認する時期を案内します。

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本記事の情報について

本記事は、制服の発注時期、採寸、衣替えに関する一般的な情報提供を目的としています。記載内容は2026年8月の執筆時点を基準としており、商品の在庫、納期、加工条件、社内制度は変わる場合があります。実際の発注日は、希望品番、数量、サイズ、加工内容、着用開始日を発注先へ伝え、最新の回答をもとに決めてください。

制服購入の会計・税務上の取扱いは、契約、支給・貸与の方法、会社の状況などによって判断が異なる可能性があります。本記事だけで処理を確定せず、実際の処理は社内の経理担当者に加え、顧問税理士または所轄の税務署へ確認してください。

よくあるご質問

採寸日に本社へ来られない拠点の社員は、どう回せばよいですか？

試着会の日に全員をそろえようとすると、そこで止まります。サンプルを拠点へ巡回させる、上着とパンツを別々に自己申告してもらう、すでに支給済みの品の実寸から選ぶなど、拠点ごとに方法を変えて構いません。年間表には試着会の日ではなく、全拠点の回答が出そろう締切日のほうを置いてください。

年度をまたぐ発注では、予算の確認をいつ入れますか？

選定した月、注文した月、納品と支払が立つ月が、それぞれ別の年度に入ることがあります。次の春に着る分を秋のうちに選び始めると、予算枠と支払時期がずれます。年間表には発注予定月とは別に、予算枠を確認する月を先に置いておくと、期末に出し直す作業が減ります。

採用品が廃番になったことは、誰からいつ分かりますか？

発注先から自動で連絡が来るとは限りません。カタログが改訂される時期に合わせ、春と秋の大きな発注前に継続の可否をこちらから聞くほうが確実です。廃番と分かってから代替品の比較、試着、社内承認まで回すと二か月ほどかかるため、確認そのものの締切を年間表へ入れておきます。

分納になったとき、衣替えの日はずらすべきですか？

基準の切替日は動かさず、着始めてよい日を先に開けるほうが混乱が少ないです。届いた部署から順に切り替え、まだ届かない部署は旧季節品のままとし、いつまでその状態かを案内に書きます。基準日そのものを動かすと、回収期限も洗濯の予定も全部引き直すことになります。

年間スケジュールは誰が作り、どこへ置くとよいですか？

総務が作って共有フォルダへ置く形が多いです。ただし日付だけを残すと、担当が代わったときになぜその月なのかが分からなくなります。発注先の回答メール、採用品番の一覧、在庫台帳、案内文のひな型を同じ場所へまとめ、予定表からたどれる状態にしておくと引き継ぎが短く済みます。

猛暑や暖冬の年に、決めた予定を途中で変えてもよいですか？

変えて構いません。ただしその年だけの判断で終わらせず、いつ、どの部署から、どんな申告が出たかを残します。翌年は移行期間を長めに取るのか、着始めてよい日を早めるのかを、その記録から決められます。毎年ゼロから議論すると、同じ問い合わせが繰り返し出ます。

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※本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、内容の正確性・完全性を保証するものではありません。規格・法令の適用可否や最新の仕様は、製品カタログや公的機関・各メーカーの情報で必ずご確認ください。